MANAJEMEN
YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
Makalah
Diajukan
untuk memenuhi salah satu Mata Kuliah Psikologi Manajemen dengan Dosen pengampu: Drs. Adang Sugiono, MM.
Disusun
oleh :
Abidah Khoirun
Nizami
1154030001
MANAJEMEN DAKWAH
FAKULTAS
DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS
ISLAM SUNAN GUNUNG DJATI
BANDUNG
2016
KATA
PENGANTAR
Banyak
ahli yang mendefenisikan kepribadian. Salah satu defenisi yang paling penting
menurut Gordon W. Allpor, yaitu, kepribadian adalah suatu organisasi yang
dinamis dalam system psikofisik individu yang menentukan tingkah laku dan
pemikiran individu secara khas. Terjadinya interaksi psikofisik mengarahkan
tingah laku manusia. Maksud dinamis pada pengertian tersebut adalah perilaku
mungkin saja perubah-ubah melalu proses pembelajaran atau melalui
pengalaman-pengalaman, reward, punishment, pendidikan, dan sebagainya.
Kepribadian
adalah ciri, karakteristik, gaya, atau sifat-sifat yang memang khas dikaitkan
dengan diri kita. Dapat dikatakan bahwa kepribadian itu bersumber dari
bentukan-bentukan yang kita terima dari lingkungan, misalnya bentukan dari
keluarga pada masa kecil dan bawaan-bawaan sejak lahir. Jadi, kepribadian
sebenarnya meupakan campuran dari hal-hal yang bersifat psikologis, kejiwaan
dan yang bersifat fisik.
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Setiap rumah tangga, organisasi, perusahaan, Negara,
atau sebagainya memiliki system manajemen sendiri yang memiliki visi dan misi
untuk mencapai suatu tujuan.
Manajemen adalah pengelolaan tatalaksana penggunaan
sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuannya dalam
praktiknya, saat ini masih banyak yang bingung antara efektivitas dan efisiensi
dalam suatu kegiatan pengelolaan. Masih banyak yang berupaya keras meningkatkan
efisiensi tetapi justru mengalami cacat serius pada efektivitasnya atau
sebaliknya.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa pengertian manajemen, efektivitas, dan efisiensi
?
2.
Apa saja hubungan efektivitas dan efesiensi dalam
manajemen ?
3.
Apa tips untuk efektif dan efisien ?
C.
Tujuan
Dalam makalah ini penyusunan memiliki tujuan, tujuan
yang ingin dicapai penyusun dalam makalah ini, yaitu:
1.
Mengetahui pengertian manajemen, efektivitas, dan
efisiensi
2.
Mengetahui hubungan antara efektivitas dan efisiensi
dalam manajemen
3.
Mengetahui tips untuk efektif dan efisien
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan suatu
rangkaian aktivitas, (termasuk perencanaandan dan pengambilan keputusan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian) yang diarahkan pada
sumber-sumber daya organisasi (manusia, finansial, fisik, dan informasi) untuk
mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien.
Masing-masing orang dapat
memandang manajemen sesuai dengan cara pandang mereka. Walaupun berbeda dalam
cara pandang, namun konsep manajemenk tetap mengacu pada perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
1.
Manajemen
Sebagai Proses Kegiatan
Suatu rangkaian kegiatan yang dimulai dari kegiatan
merencanakan, melaksanakan serta mengkoordinasikan apa yang direncanakan
sampain dengan kegiatan mengawasi atau mengendalikannya.
2.
Manajemen
Sebagai Suatu Ilmu dan Seni
Upaya pencapaian tujuan dengan pendekatan (approach)
menjelaskan fenomena dan gejala manajemen serta mentransformasikan dan
mengidentifikasi proses manajemen berdasarkan kaidah ilmiah. Manajemen sebagai
suatu ilmu memiliki cirri-ciri sebagai berikut :
a. Prinsip dan konsep manajemen
dapat dipelajari
b. Decision making dapat didekati
dengan kaidah-kaidah ilmiah.
c. Objek
dan sarana manajemen untuk mencapai tujuan sebagian adalah elemen-elemen yang
bersifat materi.
d. Dalam
penerapannya manajemen memerlukan pendekatan dari bidang ilmu yang lainnya.
Manajemen sebagai seni diartikan sebagai pendekatan
pencapaian tujuan yang lebih banyak dipengaruhi oleh kekuatan pribadi, bakat,
dan karakter pelaku-pelaku manajemen terutama dari unsure manajer atau
pimpinan, ciri-cirinya yaitu:
a. Kesuksesan
dalam mencapai tujuan sangat dipengaruhi dan didukung oleh sifat-sifat dan
bakat para manajer
b. Dalam
proses pencapaian tujuan sering kali melibatkan unsure naluri (instinct),
perasaan, dan intelektual
c. Dalam
pelaksanaan kegiatan, factor yang cukup yang menentukan keberhasilannya adalah
kekuatan pribadi kreatif yang dimiliki.
Proses manajemen tidak hanya berkaitan dengan
masalah kebendaan, namun juga berhubungan dengan manusia.
3.
Manajemen
Sebagai Profesi
Mereka yang bekerja dalam organisasi dengan
menggunakan keahliannya dikelompokkan dalam kelompok manajemen profesional. Manajemen
Sebagai Kumpulan Orang untuk Mencapai Tujuan Setiap kegiatan yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih secara kooperatif dalam organisasi disebut
sebagai aktivitas manajemen.
B.
Pengertian Efektif dan Efisien
1.
Efektif
Efektif (effective)
berarti membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses.
Efektif merupakan suatu pencapaian tujuan secara tepat atau memilih
tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternative atau pilihan cara dan
menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga
diartikan sebagai penukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang
telah ditentukan.
Efektivitas menunjukkan
kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai sasaran-sasaran (hasil akhir) yang
telah ditetapkan secara tepat. Antara efektivitas dan efisiensi itu saling
terkait. Organisasi tidak hanya dituntut mengejar tujuan semata, akan tetapi
bagaimana tujuan itu bisa dicapai dengan cara efektif dan efisien. Organisasi
yang mencapai suatu kesuksesan adalah organisasi yang mampu menciptakan secara
bersama-sama tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi.
2.
Efisien
Efisiensi adalah
penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum.
Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan
berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan
tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif,
membandingkan antara masukan dan pengeluaran yang diterima.
Efisiensi merupakan
bagian yang terpenting dalam manajemen karena mengacu pada hubungan antara
keluaran dan masukkan (output/input). Menurut Drucker, efisiensi berarti
mengerjakan sesuatu dengan benar (doing things right), sedangkan efektif adalah
mengerjakan sesuatu yang benar (doing the right things). Sederhananya,
efisiensi menunjukkan kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya dengan
benar dan tidak ada pemborosan.
Efisien (efficient)
berarti menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang
hemat biaya. Summer H Slichter dalam “enclycopedia of the social sciences”
menyimpulkan bahwa ada tiga macam efisiensi pada dewasa ini, yaitu:
a. Engineerting/
physical efficiency (efisiensi mesin/ benda) yaitu:
Perbandingan antara
jumlah satuan benda yang depergunakan dan benda yang berhasil.
b. Pecuniary/ business efficiency (efisiensi
perusahaan/ keuangan), yaitu:
Perbandingan antara
dollar yang dikeluarkan dan penghasilan yang masuk.
c. Social/ human efficiency (efisiensi
kemanusiaan/ sosial), yaitu:
Perbandingan antara
pengorbanan-pengorbanan manusia dan kepuasan atau kemanfaatan bagi manusia yang
dapat dinikmati.
Efektivitas maupun
efisiensi pada dasarnya dapat dipengaruhi dua faktor, yaitu Ilmu Manajemen dan
Seni.
l Ilmu manajemen,
manajemen dapat dipelajari dan tersusun atas bagian-bagian yang sistematis
dalam rangka mencapai tujuan organisasi yaitu yang berupa efektivitas dan
efesiensi.
l Seni, dengan adanya
keahlian. Kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam menerapkan prinsip,
metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya akan mencapai efektivitas dan
efisiensi. Misalnya kita ambil contohnya “menari”. ada dua orang belajar
menari, yang seorang tidak punya hobi menari sedangkan yang satunya hobi
menari. Sudah tentu gabungan ilmu menari dan bakat seni yang dimiliki orang
kedua akan membuat dirinya lebih meyakinkan untuk menjadi penari profesional
dibandingkan dengan orang pertama. Karena itu, orang yang akan memimpin suatu
organisasi agar efektif dan efisien hendaknya memiliki ilmu manajemen dan bakat
memimpin yang baik
C.
Hubungan Efektivitas dan Efisiensi
dalam Manajemen
Manajemen yang efisien (efficient operation) tidak
membuang-buang sumber daya secara cuma-cuma dalam melaksanakan operasinya.
Suatu operasi tidak efisien jika perusahaan mengguanakan sumber daya melebihi
jumlah yang diperlukan. Penentuan efisiensi terpisah dengan efektivitas:
Misalnya sebuah perusahaan dapat efektif dalam mencapai tujuan yang ditetapkan
untuk operasinya, tetapi masih belum efisien. Sebaliknya, perusahaan yang
efisien mungkin belum efektif jika gagal mencapai tujuan operasinya.
Secara umum, organisasi yang berhasil adalah yang
efisien dan efektif. Misalnya, suatu perusahaan dapat memproduksi televisi
hitam putih dengan efisien tapi tidak akan berhasil karena televisi hitam putih
tidak lagi populer. Perusahaan yang menghasilkan produk yang tidak diinginkan
orang adalah perusahaan yang tidak efektif.
“Effectiveness” means doing the right things.
“Efficiency” means doing them right.
D.
Pola Pikir untuk Memperoleh Keefektivitasan dan
Efisiensi dalam Manajemen
-
Kunci
Efektivitas dan Efisiensi dalam Manajemen
Kunci dari efektivitas
adalah melakukan apa-apa yang membawa hasil dalam kualitas istimewa dalam
lingkup tanggung jawab. Maka menjadi pribadi yang efektif artinya adalah
menjadi seseorang yang menghasilkan efek yang powerful dan memang sejak awal
pantas untuk diupayakan. Sementara kunci dari efisiensi adalah menjadikan
kerjaan terselesaikan dalam cara-cara yang menghabiskan energi dan sumberdaya
secukupnya saja.
Orang yang efisien biasanya memiliki
karakteristik sebagai berikut:
i.
Rapih
dan terorganisir; dia bisa menemukan apa saja yang dia mau seperti benda atau dokumen, termasuk yang di
komputer dengan cepat.
ii.
Dia
bisa menggunakan beragam perangkat lunak seperti Microsoft Office atau
semacamnya dengan amat cepat, dengan keterampilan mengetik yang baik,
penggunaan shortcut, program tambahan ataupun yang lain.
iii.
Dia
bisa membuat email atau notifikasi apapun yang gampang dan mudah dimengerti,
sehingga tidak perlu ada komunikasi balik untuk sekedar minta kejelasan.
iv.
Dia
bisa memimpin rapat dengan sedikit sekali distraksi, arahan yang tak melenceng,
dan pengambilan keputusan yang cepat.
v.
Dia
bisa merampungkan tugas dengan cepat melalui pengorganisiran kerja yang baik,
termasuk di dalamnya pendelegasian tugas.
Tapi itu semua harus
dalam kerangka efektivitas, semisal:
i.
Peran,
fungsi dan job description yang dia miliki
ii.
Key
Performance Indikator yang dikenakan pada diri atau tim yang dia kelola
iii.
Target
apapun yang dibebankan pada dirinya (dengan anggapan bahwa target tersebut
memang target yang memang layak untuk dijadikan target)
iv.
Apa-apa
yang memang itu merupakan hasrat terbesar pribadinya, atau yang merupakan
pemenuhan dari bakat-bakat terbesar dari dirinya
Untuk bisa
mencapai efektivitas, maka seorang manajer perlu secara terus menerus
menghadapi pertanyaan berikut ini:
1. Apa saja kah yang saya
lakukan dan itu perlu lebih sering lagi untuk dilakukan?
2. Apa saja kah yang saya
lakukan dan itu perlu dikurangi?
3. Apa saja kah yang saya
belum lakukan dan itu perlu mulai untuk dilakukan untuk bisa meraih hasil yang
diinginkan?
4. Apakah yang saat ini
biasa saya lakukan yang itu benar-benar harus saya hentikan?
Keempat
pertanyaan di atas tidak hanya akan membuat manajer menjadi pribadi yang lebih
efisien, namun juga efektif.
E.
Tips
untuk Efektif dan Efesien
1.
Use a To Do List (gunakan utuk
melakukan daftar)
Buat daftar kegiatan yang harus
kamu lakukan. Tidak hanya sebagai pengingat tapi juga sebagai alat agar kita
bisa mengatur waktu kapan harus selesai dan berapa lama kegiatan itu
dikerjakan.
2.
Get Set In Your Ways (Bersiap di
jalanmu)
Buat rutinitas harian kamu
dengan detail. Manajemen waktu yang baik itu menunjukkan organisasi yang baik
pula.
3.
Break It Up ! (damai)
Pecahkan tugas besar kamu
menjadi tugas-tugas kecil agar memudahkan kamu untuk menyelesaikannya karena
kamu sudah menyelesaikan tiap langkah satu-persatu.
4.
Be Realistic (realistis)
Jangan memasang target waktu
yang tidak masuk akal, berikan waktu tambahan dari estimasi waktu yang
diperkirakan.
5.
Pick Up a Good Habit (ambil kebiasaan
yang baik)
Buat kebiasaan baru yang bisa
membuat waktu kamu lebih berharga.
6.
Big Messes Start With Little
Piles
Selesaikan pekerjaan kamu.
Buang segala sesuatu yang tidak dibutuhkan lagi begitu kamu sudah
menggunakannya sebelum itu memenuhi ruangan.
7.
Start Tommorow Tonight (mulai besok malam
ini)
Biasakan untuk mempersiapkan
hal-hal yang akan dilakukan besik pada malam sebelumnya, seperti mempersiapkan baju yang akan dipakai
besok atau menaruh semua hal yang akan diperlukan pada tempatnya, karena ini
akan membuat waktu kita lebih efisien.
8.
Don’t Forget To Write Yourself
a Note
(jangan lupa untuk mencatat dirimu)
Gunakan reminder (pegingat)
pada To Do List utama kamu. Gunakan HP atau alarm jam tangan
9.
Schedule a Task (Jadwal tugas)
Hal termudah untuk dapat
mengerjakan apa yang ingin kamu kerjakan ialah membuat jadwal.
10. First Things First (hal pertama yang pertama)
Buat prioritas pekerjaan lalu
buat jadwal pada waktu yang sesuai. Menurut pengarang buku “Seven Habits”
Stephen R. Covey ada 4 level kepentingan dengan mempertimbangkan dua aspek,
urgecy (kemendesakan) dan importancy (kepentingan).
11. Learn to Say No! (belajar untuk mengatakan tidak)
Belajar untuk menolak ajakan
yang tidak penting dan dapat mengganggu tapi lakuka dengan sopan. Kita harus
fokus terhadap waktu kita. Stay focus!.
12. The Pause that Refreshes (jeda untuk istirahat)
Buat jeda waktu untuk istirahat
pada jadwalmu. Ini akan membuat kita refresh dan fokus akan “apa yang dilakuka
selanjutnya?”
13. Be Flexible (fleksibel)
Untuk membiasakan diri dengan
manajemen waktu yang efektif membutuhkan waktu yang tidak singkat jika ada
pekerjaan yang tidak bisa dikerjakan tepat waktu, jadikan jadwal kamu fleksibel
dengan waktu yang ada.
BAB III
KESIMPULAN
a.
Manajemen merupakan
suatu rangkaian aktivitas yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi
untuk mecapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien.
b.
Efektif ialah membuat keputusan
yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses.
c.
Efisien berarti menggunakan
berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat.
d.
Efektivitas maupun efisiensi
pada dasarnya dapat dipengaruhi dua faktor, yaitu ilmu manajemen dan seni.
e.
Dalam manajemen penentuan
efesiensi terpindah dengan efektivitas.
DAFTAR PUSTAKA
·
Sarwoto. 1977, Dasar-Dasar
Organisasi dan Manajemen. Ghalia Indonesia
·
Graffin, Ricky. 2004.
Manajemen, Edisi Ketujuh, Jilid 1. Jakarta: Erlangga
·
http://rhanu.web.id/tips-manajemen-waktu-yang-efektif/
·
http://ardhianprasetya.blogspot.com/2011/11/manajemen-efektif.html
Komentar
Posting Komentar