DATABASE DAN SISTEM MANAJEMEN DATABASE BAGI ORGANISASI DAKWAH

ISI

1.1          Pengertian Database bagi Organisasi Dakwah.

1.2          Karakteristik Database bagi Organisasi Dakwah.

1.3          Langkah-langkah Menyusun Database bagi Organisasi Dakwah.

1.4          Alat Komunikasi Penyusunan Database bagi Organisasi Dakwah.

1.1              Pengertian Database bagi Organisasi Dakwah

a.                   Pengertian Data Base

Basis data adalah istilah dari bahasa Inggris yaitu database, terdiri dari dua istilah yaitu: Basis, dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Data, representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.

Dari kedua pengertian tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).

b.                   Organisasi Dakwah

Organisasi adalah hubungan kerjasama sejumlah orang untuk mencapai suatu tujuan.

Adapun dakwah merupakan suatu aktivitas yang dilakukan oleh informan (da’i) untuk menyampaikan informasi kepada pendengar (mad’u) mengenai kebaikan dan mencegah keburukan. Aktivitas tersebut dapat dilakukan dengan menyeru, mengajak atau kegiatan persuasif lainnya. Melihat pengertian kedua istilah diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi dakwah dapat dirumuskan sebagai rangkaian aktivitas menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan usaha dakwah dengan jalan membagi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilaksanakan serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan kerja diatara satuan-satuan organisasi atau petugasnya.

Adapun pengertian data base dikaitkan dengan organisasi dakwah yaitu sekumpulan informasi mengenai tantangan-tantangan dakwah atau pun masalah-masalah umat yang mana harus ada tindakan atau pengangana dari organisasi dakwah melalui ceramah-ceramah para da’I sebagai solusi problem umat tersebut yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Perhatikan gambar berikut:

Keterangan:

a.       Masukan (Input)

Berupa data-data mengenai tantangan-tantangan dakwah atau pun masalah-masalah umat.

b.      Berupa tindakan penanganan dari organisasi dakwah mengenai masalah tersebut.

c.       Berupa ceramah (informasi), penyampaian hasil pengelolaan yang bersifat solusi, penyelesaian terhadap masalah-masalah umat.

1.2              Karakteristik Database bagi Organisasi Dakwah

Karakterisitik database bagi organisasi dakwah adalah sebagai berikut:

a.         Data yang sama dapat diakses secara serempak oleh beberapa pengguna untuk berbagai kegunaan yang berbeda. Bagi organisasi dakwah, karakteristik database seperti ini memudahkan setiap bagian/ divisi dalam organisasi dakwah untuk mengakses data secara bersamaan sesuai dengan kebutuhannya.

b.        Data tidak bergantung kepada struktur penyimpanan atau cara membaca data dari program aplikasi, atau data bersifat transparan terhadap program aplikasi. Bagi organisasi dakwah, karakteristik database seperti ini memudahkan anggota organisasi yang berkecimpung langsung dalam sistem informasi manajemen untuk mencari data dari program aplikasi yang digunakan untuk menghimpun dan manyimpan database organisasi dakwahnya tersebut.

c.         Data memiliki integritas (yaitu akurasi dan validasi) yang terkendali. Bagi organisasi dakwah, karakteristik database seperti ini membuat data sebuah organisasi dakwah dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, karena data tersebut dapat diintegrasikan dengan akurasi  dan validasi yang terkendali.

d.        Para pemakai dapat mendefinisikan database, dengan menggunakan suatu Bahasa Definisi Data/ Data Definition Language (DDL) yang mengijinkan para pemakai untuk menetapkan struktur dan jenis data dan batasan pada definisi data yang disimpan database pada suatu sistem informasi manajemen dalam sebuah organisasi dakwah.

e.         Para pemakai dapat memasukkan/ menyisipkan, membaharui, menghapus, dan mendapat kembali data dari database, dengan menggunakan suatu Bahasa Manipulasi Data/ Data Manipulation Language ( DML). DML menyediakan fasilitas pemeriksaan umum pada data ini, memanggil data dengan bahasa query. Bagi organisasi dakwah, karakteristik database seperti ini memberikan ruang bagi pengendali sistem informasi manajemen organisasi dakwah untuk melakukan revisi terhadap suatu data yang belum valid.

f.        Menyediakan akses yang dikendalikan database. Bagi organisasi dakwah, karakteristik database seperti ini membuat sistem informasi manajemen suatu organisasi dakwah menjadi lebih efektif  sehingga antara database dengan organisasi dakwah itu sendiri menjadi terpadu.

1.3              Langkah-langkah Menyusun Database bagi Organisasi Dakwah

Langkah-langkah yang harus di penuhi dalam perancangan database adalah sebagai berikut :

a.              Studi Kelayakan

Dalam merancang database studi kelayakan adalah langkah pertama yang harus dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat sehingga dapat diterapkan dalam sebuah basisdata. Studi kelayakan akan menghasilkan data mentah dalam pembuatan basisdata. Dalam studi kelayakan ini digunakan untuk menginventaris kebutuhan dasar yang harus dipenuhi agar tidak menggangu proses pengembangan sistem yang telah direncanakan.

b.              Rencana Pendahuluan.

Langkah ini merupakan langkah yang menentukan lingkup sistem yang diakan di bangun. Pada tahap ini akan dibuat diagram alir data yaitu DFD (Data Flow Diagram). Bentuk DFD digunakan untuk mendokumentasikan proses berjalannya sistem yang sedang dibangun, termasuk entitas sumber-sumber masukan dan hasilnya atau keluaran. Fungsi DFD untuk menggambarkan secara rinci mengenai sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukan dari dan dan kemana data mengalir serta penyimpanannya.

c.               Menganalisa Sistem

Pada langkah ini dilakukan analisa data yang dibutuhkan, Penganalisaan ini dapat dilakukan secara langsung, yaitu dengan mendatangi langsung tempat atau objek yang dijadikan sistem implementasi.

Proses analisa ini dapat dilakukan melalui wawancara atau dengan mencari data pada objek tujuan sehingga validasi data tercapai. Data-data yangyang valid tersebut siap diimplentasikan kedalan sistem database.

d.              Merancang Sistem

Perancangan sistem yang dimaksud adalah memisahkan data mentah menjadi kelompok data yang bisa disebut tabel. Dengan mengimplentasikannya kedalam sistem yang terdistribusi dalam bentuk database akan mempermudah melakukan tindakan lebih lanjut dalam implementasi. Perancangan sistem ini akan menghasilkan penggambaran dengan bentuk yang lebih jelas dan terkelompok yan di sebut Tabel.

Setiap tabel pada intinya berfungsi untuk menyimpan suatu informasi data. Tabel yang dibuat harus memenuhi kriteria untuk mempermudah pengolahan data seperti memasukan data (Insert), Peremajaan data dari data lama menjadi data baru (Update), dan Proses Menghilangkan atau menghapus data (Delete).

1.4              Alat Komunikasi Penyusunan Database bagi Organisasi Dakwah

Alat komunikasi penyusunan database bagi organisasi dakwah adalah sebagai berikut :

1.      Komputer atau Laptop (Server dan Client)

2.      Pemrograman (Front End)

-          PHP

-          Java

-          Visual Basic

-          Dll

3.      Perangkat Lunak Database (Back End)

-          MySQL

-          Oracle

-          PostGresSQL

-          Interbase

-          MongoDB

-          Dll

4.      Komponen Sistem Database

1.      Field

Merupakan sistim terkecil dari tabel yang menggambarkan suatu item data, contoh : NIM, Nama, Alamat dan lain-lain.

2.      Record

Kumpulan dari file-file yang menggambarkan suatu unit data individu, contoh : data mahasiswa dengan NIM 07 451 007 dengan nama Amin di Bandung dan informasi lain yang berhubungan dengan mahasiswa tersebut. Atau data jamaah Haji yang akan berangkat ke tanah suci, seperti data nomor porsi dan dll.

3.      Table

Kumpulan dari beberapa record yang menggambarkan satu kesatuan data dan sudah dimiliki orang tertentu, contoh : Mahasiswa, mata kuliah, data Muzakki, data Mustahik, data persentase kekayaan warga, data jamaah haji, dan lain-lain.

4.      Primay Key

Field yang berisi nilai yang unik, field itu tidak pernah memiliki data yang sama, contoh : file NIM dimiliki oleh lebih dari satu orang mahasiswa, maka NIM dapat dijadikan sebagai primary key. Di kasus lain seperti data Jamaah Haji (Nomor Porsi) yang dimana nomor porsi ini sebagai data setiap jamaah haji selama di tanah suci.

5.      Forergh Key

Field yang digunakan sebagai perhubungan antara satu tabel dengan tabel yang lainnya agar saling berelasi, contoh : tabel nilai juga memiliki tabel NIM, tapi field NIM disini merupakan field forergh key yang digunakan untuk menghubungkan tabel mahasiswa dengan tabel nilai.