PROSES PENYUSUNAN PESAN KOMUNIKASI

Menurut Robert L. Katz ada tiga kategori keterampilan dasar manajer

Keterampilan Teknis (Technical Skill)

            Kemampuan untuk menggunakan keahlian khusus dalam melakukan tugas tertentu, kemampuan memilih, mengolah, menyajikan pesan, menggunakan media yang tepat dan mempertimbangkan efek yang mungkin terjadi dalam proses komunikasi

Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)

            Yaitu kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain; berupa rasa percaya, antusias, keterlibatan secara tulus dalam hubungan interpersonal.

Menurut Keith Davis ada tiga falsafah human skill yang menjadi dasar hubungan manusiawi:

ž  Mutual interest; seorang manajer harus menitikberatkan kepentingan bersama, bukan kepentingan individu

ž  Human dignity

            Pada dasarnya manusia ingin dihargai, dihormati atau diperhatikan. Harga diri merupakan etika utama atau moral dalam human relations yang pada akhirnya diperlakuakn sebagai manusia (human being) yang terhormat dan mempunyai harga diri

ž  Melihat Perbedaan-perbedaan pada individu

            Setiap manusia memiliki Frame of reference dan Field of experience yang berbeda

Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

            yaitu kemampuan mengidentifikasi dan menganalisis masalah serta mengambil keputusan yang efektif

Tiga Tahap Penyusunan
Pesan

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Revisi

A.    Perencanaan

      Dalam fase ini dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan media yang akan digunakan.

B.     Pengorganisasian

      Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi untuk mendukung ide pokok bahasan

C.    Revisi

      Yaitu proses penelaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif.

Perencanaan pesan meliputi:

1.      Penetapan tujuan

2.      Analisis audiens

3.      Penentuan ide pokok

4.      Pemilihan saluran dan media

a.       Penetapan Tujuan

Tujuan komunikasi dalam suatu organisasi/perusahaan

-          Memberi informasi

-          Melakukan persuasi

-          Melakukan Kolaborasi

b.      Cara Menguji Tujuan

-          Apakah tujuan tersebut realistis?

-          Apakah waktunya tepat?

-          Apakah orang yang menyampaikan pesan sudah tepat?

-          Apakah tujuan selaras dengan visi misi organisasi/perusahaan?

c.       Analisis Audiens

Analisis audiens meliputi: siapa, bagaimana latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat, dan apa yang ingin mereka ketahui?

d.      Penentuan Ide Pokok

Dalam menentukan ide pokok dapat dilakukan teknik curah pendapat (brainstorming) dalam bentuk

-          Story teller’s tour

      Mendengarkan dan menelaah pesan-pesan yang disampaikan; rasionalitas, nada, dan implikasinya

-          Random list

      Menuangkan ide dalam tulisan, memilih dan memilah bagian-bagian penting

-          FCR (Finding, Conclusion, Recomendation) worksheet

      Memanfaatkan lembar kerja, untuk menjelaskan temuan, simpulan dan rekomendasi

-          Jurnalistic approach (who, what, when, where, why and how)

      Menggunakan 5w+1H untuk menjelaskan ide pokok

-          Question and answer chain

      Melihat dari perspektif audiens melalui pengajuan pertanyaan dan memperhatikan jawaban

e.       Pemilihan Saluran Media

Pesan-pesan harus disampaikan melalui dua saluran; yaitu lisan (oral) dan tertulis (written)

-          Bentuk-bentuk pesan lisan: percakapan interpersonal, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, presentasi dan lainnya.

-          Bentuk-bentuk pesan tertulis: surat, memo, proposal, laporan dsb.

KOMUNIKASI LISAN	KOMUNIKASI TERTULIS
Feedback bisa langsung	Feedback tertunda
Pesan relatif sederhana dan mudah diterima	Pesan rinci, kompleks dan perlu perencanaan yang matang
Audiens dapat berada dalam satu lokasi-terbatas	Audiens tersebar luas
Dapat berinteraksi langsung dalam memecahkan masalah	Sulit berinteraksi langsung dalam memecahkan masalah

MEDIA KOMUNIKASI LISAN	MEDIA KOMUNIKASI TERTULIS
Percakapan langsung, pidato, pertemuan-pertemuan	Surat, memo, laporan, proposal
Telepon dan surat suara (voice mail)	Email
VoIP (Voice over Internet Protocol)	Surat reguler dan khusus
Audio CD dan Video CD	Faksimili
Telekonferensi

Proses penyampaian pesan komunikasi

Tujuan Pesan Komunikasi :

1. Menginformasikan pesan-pesan kepada audiens
2. Menghibur audiens
3. Menyentuh emosi audiens
4. Memotivasi audiens untuk melakukan sesuatu

1. Menginformasikan Pesan-pesan kepada Audiens

ž  Pesan-pesan harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar

ž  Hindari presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas dan bahasanya sulit dipahami

2.      Menghibur audiens

      Yaitu proses penelaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif

      Presenter perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana, hanya saja tidak boleh berlebihan

3. Menyentuh Emosi Audiens

      Dilakukan dengan mengatur intonasi suara yang menarik dan sesuai, agar dapat menggugah emosi audiens menjadi bersemangat, terharu, bersimpati atau berempati.

4. Memotivasi Audiens untuk Bertindak

      Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyampaikan gagasan secara eksplisit

Persiapan Penyampaian Pesan

ž  Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

ž  Penguasaan terhadap berbagai alat bantu presentasi

ž  Menganalisis audiens

ž  Menganalisis lingkungan, lokasi atau tempat untuk presentasi

Alat Bantu Presentasi Pesan

      Alat bantu presentasi berfungsi menjelaskan, menafsirkan dan meyakinkan materi yang dipresentasikan

      Alat bantu presentasi bisnis terdiri dari whiteboard, flipchart, slide, papan tulis elektronik, LCD Projector, dsb.

Analisis Audiens

Analisis audiens dilakukan dengan menjawab pertanyaan:

ž  Siapa audiensnya?

ž  Apa yang diinginkan audiens?

ž  Di mana tempat presentasi

ž  Kapan waktu presentasi?

ž  Mengapa melakukan presentasi?

ž  Bagaimana melakukan presentasi?

Analisis Bahasa Tubuh

      Gerak tubuh merupakan aspek penting dalam presentasi

      Gerak tubuh dalam presentasi bisnis terdiri dari ekspresi wajah, senyuman, kontak mata, gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala cara berdiri dan sebagainya.

Peninjauan Lokasi

      Peninjauan lokasi presentasi bisnis meliputi tempat duduk dan tata letaknya, suhu ruangan, pencahayaan ruangan, posisi podium,  penyediaan sound system, LCD Projector dsb.

      Presenter  harus menyesuaikan dengan situasi dan ruangan yang tersedia

Percaya Diri

      Salah satu faktor penentu keberhasilan presentasi adalah percaya diri yang kuat

      Kurang percaya diri diidikasikan dengan berbagai perilaku seperti gemetar, berbicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, wajah tegang dan sebagainya

Mengembangkan kepercayaan diri (Peter U. Bender)

ž  Tersenyumlah, pandang sekilas semua audiens, jangan menunduk

ž  Mulailah secara perlahan, posisi punggung dan dagu tegak

ž  Buka presentasi dengan mengatakan sesuatu dengan sungguh-sungguh

ž  Tumbuhkan keyakinan bahwa anda ahli dalam bidang anda

ž  Tumbuhkan perasaan nyaman dalam berbicra, hiasi dengan senyuman

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan presentasi

1. Cara berpakaian
2. Pandangan mata
3. Ekspresi wajah
4. Sikap tubuh (berdiri atau duduk)
5. Suara (jelas, keras, tidak monoton, bersemangat)
6. Bahasa